Cách giảm căng thẳng khi đi làm: 10 bước thực tế

Deadline dồn về cùng một lúc, tin nhắn công việc vẫn nhảy lên lúc 10 giờ đêm, nằm trên giường mà đầu vẫn lặp lại cuộc họp hôm nay. Nếu bạn thấy quen, bạn không yếu đuối. Căng thẳng vì công việc là phản ứng rất phổ biến của người đi làm. Bài viết này gom 10 bước nhỏ, có ví dụ và mẫu câu cụ thể, để bạn bắt đầu làm được ngay từ hôm nay.

1. Dấu hiệu cho thấy bạn đang căng thẳng vì công việc

Căng thẳng thường không đến một cách ồn ào. Nó len vào cơ thể, cảm xúc và thói quen hằng ngày, và nhiều người chỉ nhận ra khi đã khá mệt. Hãy thử đối chiếu với danh sách dưới đây.

• Cơ thể: đau đầu, mỏi vai gáy, tim đập nhanh khi mở email, khó ngủ hoặc ngủ chập chờn.
• Cảm xúc: dễ cáu gắt, lo lắng kéo dài, mất hứng thú với việc từng thấy thú vị.
• Hành vi: trì hoãn, ăn uống thất thường, tránh trò chuyện với đồng nghiệp, kiểm tra tin nhắn công việc liên tục.

Tự kiểm tra nhanh: nếu trong tuần qua bạn gặp từ ba dấu hiệu trở lên, và chúng lặp lại nhiều ngày, đó là lời nhắc nên chăm sóc bản thân sớm hơn. Danh sách này chỉ giúp tự nhận biết, không dùng để chẩn đoán.

2. Tìm ra nguồn gây stress thực sự

Khi nói chung chung là bị stress, rất khó biết nên sửa cái gì. Một cách đơn giản là ghi nhật ký stress trong một tuần.

1. Mỗi lần thấy căng thẳng, ghi lại: việc gì xảy ra, vào lúc nào, và mức căng thẳng từ 1 đến 10.
2. Cuối tuần, đọc lại và tìm điểm lặp lại: cùng một người, cùng khung giờ, cùng loại việc.
3. Xếp từng nguồn stress vào ba nhóm: kiểm soát được, ảnh hưởng được, ngoài tầm kiểm soát.

Ví dụ: khối lượng việc chưa sắp xếp thuộc nhóm kiểm soát được. Cách làm việc của một sếp khó tính thuộc nhóm ảnh hưởng được, vì bạn có thể điều chỉnh cách trao đổi. Kẹt xe giờ cao điểm hoặc chính sách lương của công ty thường nằm ngoài tầm kiểm soát. Hãy dồn sức vào hai nhóm đầu và học cách chấp nhận nhóm cuối.

3. Quản lý khối lượng việc: ưu tiên và chia nhỏ

Phần lớn áp lực đến từ cảm giác việc nhiều hơn khả năng xử lý. Ba công cụ sau giúp bạn lấy lại quyền chủ động.

• Ma trận khẩn cấp và quan trọng: chia việc thành bốn ô. Việc vừa khẩn vừa quan trọng làm ngay, việc quan trọng nhưng chưa khẩn thì lên lịch, việc khẩn nhưng ít quan trọng thì nhờ người khác hoặc rút gọn, việc không khẩn không quan trọng thì bỏ.
• Chia nhỏ nhiệm vụ lớn: thay vì ghi “làm báo cáo quý”, hãy ghi “thu thập số liệu”, “dựng khung báo cáo”, “viết phần tóm tắt”.
• Hạn chế đa nhiệm: làm từng việc một trong một khoảng thời gian cố định thường nhẹ đầu hơn so với nhảy qua lại giữa nhiều việc.

Một mẹo thực hành, không phải quy tắc khoa học: mỗi sáng chọn ra khoảng 3 việc chính cần hoàn thành trong ngày, phần còn lại là việc phụ.

Lịch mẫu cho một ngày:

• 8:30 – 9:00: xem lịch, chọn 3 việc chính.
• 9:00 – 11:00: làm việc chính số 1, tắt thông báo không cần thiết.
• 11:00 – 11:15: trả lời tin nhắn và email dồn lại.
• 13:30 – 15:30: làm việc chính số 2 và số 3.
• 16:30 – 17:00: rà soát, ghi sẵn việc cho ngày mai.

4. Đặt ranh giới giữa công việc và cuộc sống

Ở nhiều nơi làm việc, tin nhắn qua Zalo hay email vẫn đến ngoài giờ, và không phải ai cũng có thể phớt lờ. Vì vậy hãy bắt đầu bằng những ranh giới mềm, dễ giữ.

• Chọn giờ ngắt kết nối: ví dụ sau 19:00 chỉ kiểm tra tin nhắn một lần vào giờ cố định.
• Tắt thông báo: tắt thông báo Zalo nhóm công việc và email công việc ngoài giờ, trừ liên hệ khẩn cấp.
• Nghi thức kết thúc ngày: ghi ra việc ngày mai, đóng các tab công việc, gập laptop, rồi làm một việc khác như đi bộ hoặc nấu ăn.

Mẫu câu có thể dùng:

• Từ chối lịch sự: “Em đang có hai việc ưu tiên cần xong trong hôm nay, nên em chưa nhận thêm việc này được ạ. Em có thể bắt đầu từ sáng mai, anh/chị thấy được không?”
• Xin gia hạn: “Để bảo đảm chất lượng, em xin thêm một ngày. Em sẽ gửi bản nháp trước vào cuối ngày mai để mình cùng xem.”
• Nhắn ngoài giờ: “Em đã nhận tin nhắn, em sẽ xử lý ngay đầu giờ sáng mai ạ.”

5. Giao tiếp với sếp và đồng nghiệp để giảm áp lực

Nhiều áp lực giảm đi khi vấn đề được nói ra sớm và rõ ràng. Nguyên tắc chung là nêu vấn đề kèm đề xuất giải pháp, hỏi rõ kỳ vọng và báo sớm khi sắp quá tải.

1. Khi quá tải: “Hiện em đang có ba việc cùng hạn trong tuần này. Em đề xuất làm việc A và B trước, còn việc C em xin dời sang đầu tuần sau. Anh/chị thấy có ổn không ạ?”
2. Khi chưa rõ yêu cầu: “Em muốn chắc là mình hiểu đúng. Kết quả anh/chị mong đợi là bản tóm tắt một trang hay báo cáo đầy đủ ạ?”
3. Khi cần đồng nghiệp hỗ trợ: “Mình đang kẹt ở phần số liệu. Nếu bạn có 15 phút chiều nay, mình nhờ bạn xem giúp, bù lại mình sẽ hỗ trợ bạn phần thuyết trình.”

Duy trì vài mối quan hệ đồng nghiệp tin cậy cũng là một lớp đệm tinh thần hữu ích khi công việc căng thẳng.

6. Kỹ thuật thư giãn nhanh ngay tại bàn làm việc

Các kỹ thuật dưới đây mất từ 2 đến 5 phút và có thể giúp cơ thể bớt căng. Mức hiệu quả khác nhau tùy người, nên hãy thử và giữ lại cách hợp với bạn. Nếu thấy chóng mặt khi thở, hãy dừng lại và thở bình thường.

Thở hộp 4-4-4-4 (khoảng 2-3 phút):

1. Ngồi thẳng lưng, thả lỏng vai.
2. Hít vào nhẹ nhàng bằng mũi, đếm đến 4.
3. Nín thở, đếm đến 4.
4. Thở ra từ từ, đếm đến 4.
5. Nghỉ, đếm đến 4, rồi lặp lại khoảng 5-8 vòng.

Thở chậm, kéo dài lúc thở ra (khoảng 2 phút): đặt một tay lên bụng, hít chậm bằng mũi cho bụng phồng lên, rồi thở ra chậm hơn lúc hít vào và cảm nhận bụng xẹp xuống.

Thả lỏng cơ tiến triển (khoảng 5 phút): lần lượt siết chặt rồi thả lỏng từng nhóm cơ, từ bàn chân, bắp chân, đùi, bụng, tay, vai đến mặt. Mỗi nhóm siết khoảng 5 giây rồi thả lỏng và chú ý cảm giác nhẹ đi.

Đứng dậy giãn cơ (2 phút): đứng lên, xoay nhẹ cổ, nhún vai, vươn hai tay lên cao rồi nghiêng người sang hai bên.

Nghỉ mắt theo quy tắc 20-20-20: cứ 20 phút nhìn màn hình, hãy nhìn một vật cách khoảng 6 mét trong ít nhất 20 giây. Lưu ý đây là thói quen cho đôi mắt, được các hiệu quả nhãn khoa khuyên dùng để giảm mỏi mắt do màn hình, không phải kỹ thuật giảm stress. Bằng chứng nghiên cứu về hiệu quả của quy tắc này còn hạn chế, nhưng nó là lời nhắc đứng dậy và nghỉ ngắt quãng khá dễ nhớ.

7. Thay đổi cách nghĩ về áp lực

Cùng một khối lượng việc, cách nghĩ khác nhau có thể tạo ra mức căng thẳng khác nhau. Trong liệu pháp nhận thức hành vi, người ta thường tập nhận diện hai kiểu suy nghĩ làm áp lực nặng thêm: thảm họa hóa (nghĩ ngay đến kết cục tồi tệ nhất) và cầu toàn (chỉ chấp nhận kết quả hoàn hảo).

Khi bắt gặp một suy nghĩ như vậy, hãy tự hỏi:

• Bằng chứng nào cho thấy điều này chắc chắn xảy ra?
• Nếu một đồng nghiệp nói câu này với tôi, tôi sẽ khuyên họ thế nào?
• Điều gì trong chuyện này tôi làm được ngay bây giờ?

Ví dụ viết lại suy nghĩ:

• Trước: “Mình nộp trễ một ngày là sếp sẽ nghĩ mình không đủ năng lực.”
• Sau: “Trễ một ngày là điều không lý tưởng, nhưng mình có thể báo sớm, nêu lý do và gửi bản nháp trước. Một lần trễ không quyết định toàn bộ đánh giá về mình.”

8. Thói quen sống giúp chống stress bền vững

Kỹ thuật xả nhanh giúp bạn qua cơn căng thẳng, còn thói quen sống giúp bạn khó bị đẩy đến giới hạn hơn.

• Giấc ngủ: các hiệp hội y học giấc ngủ của Mỹ khuyến nghị người trưởng thành ngủ ít nhất 7 giờ mỗi đêm. Ngủ ít hơn mức này có liên quan đến nhiều vấn đề sức khỏe, trong đó có tình trạng căng thẳng tinh thần thường xuyên.
• Vận động: WHO khuyến nghị người trưởng thành vận động 150-300 phút cường độ vừa mỗi tuần, hoặc 75-150 phút cường độ mạnh, và nhấn mạnh có vận động vẫn tốt hơn không vận động. Bạn có thể bắt đầu bằng 10 phút đi bộ sau bữa trưa.
• Ăn uống: ăn đúng bữa, uống đủ nước. Bạn cũng nên để ý xem cơ thể phản ứng thế nào với cà phê hay rượu bia vào những ngày căng thẳng, rồi tự điều chỉnh cho phù hợp.
• Kết nối: dành thời gian cho sở thích và người thân, những thứ không liên quan đến công việc.

Thói quen	Có thể giúp giảm stress	Có thể làm stress nặng thêm
Giấc ngủ	Đi ngủ và dậy giờ cố định, ngủ ít nhất 7 giờ	Thức khuya xử lý việc, ngủ chập chờn
Vận động	Đi bộ, giãn cơ đều đặn, tăng dần theo sức	Ngồi liền nhiều giờ, bỏ vận động khi bận
Ăn uống	Ăn đúng bữa, uống đủ nước	Bỏ bữa, ăn vội ngay tại bàn
Dùng điện thoại	Tắt thông báo công việc ngoài giờ, để máy xa giường	Kiểm tra tin nhắn công việc liên tục, lướt máy sát giờ ngủ
Giao tiếp	Nói sớm về vấn đề, nhờ hỗ trợ khi cần	Giữ trong lòng, tránh trò chuyện với mọi người

9. Khi nào cần tìm đến chuyên gia tâm lý

Tìm đến chuyên gia là một bước chăm sóc sức khỏe bình thường, giống như đi khám khi cơ thể có triệu chứng kéo dài. Bạn nên cân nhắc nhờ hỗ trợ khi:

• căng thẳng kéo dài và không giảm dù bạn đã tự điều chỉnh công việc và thói quen;
• mất ngủ nhiều, ăn uống thay đổi rõ rệt, hoặc khó tập trung làm việc;
• lo âu hoặc buồn bã ảnh hưởng đến công việc, các mối quan hệ và sinh hoạt hằng ngày;
• cảm thấy cạn kiệt năng lượng, xa cách hoặc tiêu cực với công việc và làm việc kém hiệu quả hơn hẳn.

Hai dấu hiệu cuối rất gần với mô tả của WHO về kiệt sức nghề nghiệp (burnout). WHO xếp đây là hiện tượng nghề nghiệp bắt nguồn từ stress công việc kéo dài chưa được xử lý tốt, không phải một tình trạng bệnh lý.

Bạn có thể bắt đầu từ đâu? Hãy tìm bác sĩ, bác sĩ tâm thần, nhà tâm lý lâm sàng hoặc cơ sở y tế uy tín. Nếu công ty của bạn có chương trình hỗ trợ nhân viên hoặc dịch vụ tư vấn tâm lý, bạn cũng có thể hỏi bộ phận nhân sự về cách sử dụng.

Quan trọng: nếu bạn hoặc ai đó có ý nghĩ tự làm hại bản thân, hãy gọi số cấp cứu tại địa phương hoặc đến cơ sở y tế gần nhất ngay, và nhờ người thân ở bên cạnh. Nội dung trong bài chỉ mang tính tham khảo và không thay thế tư vấn y tế.

10. Kế hoạch 7 ngày giảm stress và câu hỏi thường gặp

Đừng cố thay đổi mọi thứ trong một tuần. Mỗi ngày chỉ cần một hành động nhỏ.

Ngày	Hành động nhỏ	Gợi ý thực hiện
Ngày 1	Ghi nhật ký stress	Ghi 2-3 lần căng thẳng trong ngày kèm mức 1-10
Ngày 2	Chọn 3 việc chính	Viết ra từ sáng, làm việc số 1 trước
Ngày 3	Thử thở hộp	Làm 5 vòng vào giữa buổi
Ngày 4	Tắt thông báo ngoài giờ	Chọn một giờ ngắt kết nối và giữ trong tối nay
Ngày 5	Đi bộ 10 phút	Đi sau bữa trưa hoặc sau giờ làm
Ngày 6	Viết lại một suy nghĩ tiêu cực	Dùng ba câu hỏi ở mục 7
Ngày 7	Nhìn lại và chọn điều giữ tiếp	Chọn 1-2 việc thấy hợp nhất để duy trì

Câu hỏi thường gặp

Stress công việc có phải là bình thường không?
Cảm thấy căng thẳng khi công việc nhiều hoặc nhiều áp lực là phản ứng phổ biến. Điều đáng chú ý là khi nó kéo dài và ảnh hưởng đến giấc ngủ, sức khỏe hay các mối quan hệ của bạn.

Làm gì khi quá tải mà chưa thể nghỉ việc?
Hãy bắt đầu bằng những việc nằm trong tầm tay: sắp xếp lại ưu tiên, báo sớm với quản lý kèm đề xuất cụ thể, đặt ranh giới mềm ngoài giờ và dùng các kỹ thuật thư giãn ngắn. Nếu tình trạng vẫn kéo dài, hãy cân nhắc trao đổi với chuyên gia.

Bao lâu thì thấy hiệu quả?
Điều này khác nhau ở mỗi người. Hãy theo dõi những thay đổi nhỏ như ngủ dễ hơn hay bớt giật mình khi có tin nhắn, và kiên trì thay vì kỳ vọng thay đổi nhanh.

Có nên nghỉ phép khi cảm thấy kiệt sức?
Nghỉ ngơi có thể giúp bạn hồi phục, nhất là khi bạn thấy cạn năng lượng. Nếu sau khi nghỉ mà cảm giác kiệt sức vẫn còn, hãy trao đổi với bác sĩ hoặc chuyên gia tâm lý.

Tóm lại, nếu chỉ nhớ ba việc: gọi tên nguồn stress của bạn, đặt một ranh giới nhỏ giữa giờ làm và giờ nghỉ, và dành 2-5 phút thư giãn mỗi ngày. Hãy bắt đầu nhỏ và kiên trì. Khi thấy căng thẳng kéo dài hoặc ảnh hưởng nhiều đến cuộc sống, hãy nhờ đến sự hỗ trợ chuyên môn. Bài viết mang tính tham khảo và không thay thế tư vấn y tế.

Tham gia cộng đồng của chúng tôi